Trong cuộc sống hiện đại, những tiện ích mà công nghệ mang đến là điều mà chúng ta không thể phủ nhận. Điều này càng được thể hiện rõ ràng hơn trong các hoạt động kinh doanh và đặc biệt là trong nghiệm vụ quản lý. Vì vậy, ứng dụng phần mềm quản lý spa đang được biết đến là phương pháp tối ưu nhất được đông đảo các đơn vị lựa chọn.
Nhất là khi ngành spa ngày một phát triển, nhu cầu tăng cao và đòi hỏi những thay đổi nhất định trong nhiều mặt để có thể vận hành kinh doanh một cách tốt nhất. Tuy nhiên, đến nay vẫn có nhiều bạn chưa hiểu rõ về phần mềm quản lý spa là gì? Nên chọn phần mềm quản lý spa online hay offline mới tốt? Kèm theo đó còn là vô vàn những câu hỏi khác liên quan đến chủ đề này. Vậy hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về phần mềm quản lý spa một cách rõ ràng, chi tiết nhất trong khuôn khổ bài viết ngày hôm nay.
Phần mềm quản lý spa là gì?
Một phần mềm đang rất phổ biến trong ngành kinh doanh spa và đã được ứng dụng một cách rộng rãi. Nhưng không phải ai cũng có thể đưa ra một đáp án chính xác đối với câu hỏi phần mềm quản lý spa là gì? Với nhiều bạn, có lẽ đây là một câu hỏi rất đơn giản khi việc ứng dụng các phần mềm, công nghệ trong hoạt động đã quá đỗi quen thuộc. Trong những năm vừa qua, ngành chăm sóc sắc đẹp và đặc biệt là spa đang có sự phát triển đầy ổn định. Dù ảnh hưởng đến từ đại dịch covid-19 đã khiến ngành này phải ngưng trệ hoạt động trong nhiều giai đoạn. Nhưng về tổng thể chung thì tiềm năng phát triển trong tương lai của các cơ sở, đơn vị spa là rất lớn.
Cũng như bao ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh khác, song song cùng với nhiều nhiệm vụ thì quản lý spa là luôn là “mảnh ghép” quan trọng. Để nâng cao mức độ hiệu quả, thay vì áp dụng các phương pháp truyền thống như sổ sách, Excel thì nhiều chủ spa hiện nay đã triển khai phần mềm quản lý hoạt động kinh doanh của mình. Theo đó, phần mềm quản lý spa là bộ công cụ cung cấp rất nhiều tính năng tiện ích, phục vụ trực tiếp cho mục tiêu quản lý kinh doanh. Từ đó, giúp việc vận hành các công việc, nhiệm vụ trở nên thông suốt, dễ dàng hơn.
Phần mềm quản lý spa được áp dụng còn nhằm hỗ trợ cho việc điều hành và quản trị hoạt động kinh doanh tổng thể. Nhờ vậy mà các chủ spa hoàn toàn kiểm soát được hầu hết các nhiệm vụ, yêu cầu cần thiết. Như các bạn cũng đã biết, để vận hành hoạt động của một spa dù ở quy mô nhỏ nhưng cũng phát sinh rất nhiều công việc khác nhau. Bạn buộc phải đảm bảo tất cả mọi thứ được diễn ra một cách hiệu quả, thông suốt mới có thể đảm bảo cho các mục tiêu cuối cùng. Và theo đó, phần mềm quản lý được thiết kế cho các spa hay đơn vị hoạt động trong ngành chăm sóc sắc đẹp sẽ được phát triển các tính năng để tối ưu hóa những điều này.
Ưu, nhược điểm khi quản lý spa bằng phần mềm
Được ví như một giải pháp thay thế hoàn hảo cho các phương pháp quản lý spa truyền thống. Phần mềm quản lý spa ngày càng được áp dụng rộng rãi và nhận được nhiều đánh giá cao của nhiều đơn vị. Với việc sở hữu hàng loạt ưu điểm vượt trội đã trở thành lý do thu hút các chủ spa sẵn sàng chi một khoản ngân sách để có thể triển khai loại phần mềm này cho hoạt động kinh doanh của mình. Tuy nhiên, có nhiều ưu điểm là vậy nhưng việc quản lý spa bằng phần mềm đến hiện nay vẫn tồn đọng một số nhược điểm nhất định. Đây là những điều sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn cũng như có thể đánh giá một cách chính xác trong việc, nên hay không nên sử dụng phần mềm quản lý spa.
Ưu điểm khi quản lý spa bằng phần mềm
Trong quá trình vận hành spa, sẽ có không ít vấn đề phát sinh và bạn phải đối mặt với nhiều thách thức và khó khăn. Đứng trước những điều này các chủ spa luôn tìm kiếm cho mình một giải pháp hữu ích nhất để giải quyết một cách hiệu quả. Nếu như trước kia các phương pháp truyền thống sẽ được triển khai rộng rãi, thì hiện tại nó đã được xếp vào hàng lạc hậu, kém hiệu quả. Thay vào đó các phần mềm quản lý spa lại nhanh chóng “thăng hạng” nhờ những ưu điểm dưới đây:
• Tiết kiệm thời gian vận hành
• Vận hành thông suốt hơn
• Khách hàng có trải nghiệm tốt hơn
• Đánh giá bức tranh kinh doanh toàn cảnh dễ dàng
• Quản lý khách hàng chuyên nghiệp hơn
• Dễ dàng quản lý nhân viên
• Quản lý dược liệu, hàng hóa khoa học tránh thất thoát
• Tính toán công nợ, doanh thu chính xác
Nhược điểm khi quản lý spa bằng phần mềm
Mọi sự vật, sự việc trong cuộc sống đều tồn tại tính chất hai mặt và phần mềm quản lý spa cũng không ngoại lệ. Sở hữu rất nhiều ưu điểm, nhưng nó cũng có những nhược điểm khiến nhiều người phải đắn đo, e ngại trong vấn đề cân nhắc sử dụng.
• Bạn cần bỏ ra một khoản chi phí nhất định để có thể sử dụng, dù có nhiều phần mềm quản lý spa miễn phí. Thế nhưng để có thể sử dụng đầy đủ các tính năng, đảm bảo về tính bảo mật, an toàn thì các phần mềm trả phí vẫn là sự lựa chọn tốt hơn cả.
• Việc sử dụng phần mềm quản lý spa đòi hỏi đội ngũ nhân sự cần có kiến thức về công nghệ nhất định.
• Không phải nhân viên, người lao động nào cũng thích sử dụng phần mềm do chúng phức tạp và phải ghi nhớ nhiều thao tác.
• Nếu sử dụng phần mềm quản lý spa của những đơn vị không uy tín, việc bị ăn cắp dữ liệu là điều hoàn toàn có thể xảy ra.
Có nên sử dụng phần mềm quản lý spa không?
Lúc này có lẽ nhiều bạn đang đứng trước vấn đề đầy sự nan giải này mà chưa tìm kiếm được cho mình một đáp án lý tưởng nhất. Nhất là khi đã tìm hiểu rõ về từng mặt ưu, nhược điểm của phần mềm quản lý spa càng khiến nhiều bạn không khỏi “hoang mang”. Tuy nhiên, lúc này bạn hãy thử làm một phép so sánh giữa việc quản lý spa bằng phần mềm với cách quản lý truyền thống trước kia. Không khó để nhận thấy rằng, quản lý spa theo cách truyền thống ngày càng bộc lộ rất nhiều hạn chế lớn mà chúng ta phải hao công tốn sức để giải quyết như sau:
• Quản lý khách hàng, nhân viên không chặt chẽ
• Quá trình vận hành xảy ra nhiều bất cập, thường xuyên bị giãn đoạn
• Các dữ liệu bị phân tán, tính bảo mật, tính chia sẻ thấp
• Mất nhiều thời gian trong việc tính toán doanh thu, lập báo cáo
• Chủ spa khó nắm bắt được tình hình kinh doanh của mình ngay lập tức
• …
Ngay cả khi các bạn sử dụng Excel để quản lý spa thì vẫn có nhiều hạn chế xuất hiện. Trong khi đó, spa thuộc ngành dịch vụ thì mọi thứ càng cần phải tiện lợi, nhanh chóng và tối ưu hơn rất nhiều. Chỉ cần áp dụng phần mềm quản lý spa, bạn đã có thể giải quyết được hơn 90% các nhiệm vụ, công việc cần thiết. Từ đó, nâng cao hiệu quả trong hoạt động quản lý kinh doanh một cách vượt trội. Nhờ vậy mà từ chủ spa cho đến các nhân viên đều có thể “nhàn rỗi” hơn rất nhiều trong các công việc mà mình đảm nhận. Ngoài ra, việc triển khai bộ công cụ này còn giúp khách hàng của bạn có những trải nghiệm đầy ấn tượng. Khi tăng được mức độ hài lòng của khách hàng thì không khó để spa của bạn nhận được những giá trị lớn trong kinh doanh.
So sánh phần mềm quản lý spa online và offline
Khi nhắc đến các loại phần mềm quản lý spa thì ngẫu nhiên chúng ta sẽ phân tách ra hai kiểu, một là phần mềm quản lý spa online và hai là phần mềm quản lý spa offline. Ngay từ tên gọi đã nói lên rất rõ bản chất thực sự của mỗi loại là như thế nào và không khó để chúng tôi hay bạn nhận ra điều đó. Theo đó, bạn có thể hiểu đơn giản rằng phần mềm quản lý spa online là phần mềm được sử dụng các công nghệ tiên tiến, hiện đại thông qua điện toán đám mây để kết nối dữ liệu và triển khai các tính năng. Còn phần mềm quản lý spa offline là bộ công cụ được lắp đặt trực tiếp trên các máy tính, thiết bị khác nhau để sử dụng.
Xét trên các phương diện, phần mềm quản lý spa online và offline sẽ có rất nhiều điểm khác nhau như sau:
+ Về tính năng:
• Phần mềm online: Được phát triển với nhiều tính năng phù hợp với nhu cầu quản lý của các spa, các tính năng được nâng cấp tự động từ các nhà phát triển sản phẩm theo yêu cầu.
• Phần mềm offline: Các tính năng cũng khá đa dạng, phục vụ cho yêu cầu sử dụng. Nhưng việc mở rộng tính năng theo thời gian lại có nhiều hạn chế, không tự động mở rộng và nâng cấp.
+ Về chi phí sử dụng:
• Phần mềm online: Hiện nay trên thị trường các đơn vị cung cấp phần mềm quản lý spa đang cung cấp với rất nhiều gói khác nhau, bạn có thể mua các gói ngắn hạn với chi phí rẻ.
• Phần mềm offline: Để có thể sử dụng đầy đủ các công cụ, tính năng cần thiết thì đòi hỏi các spa phải mua trọn gói và mức phí không hề thấp chút nào.
+ Về tính bảo mật và an toàn:
• Phần mềm online: Được phát triển trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây nên tính bảo mật và mức độ an toàn luôn được đánh giá cao.
• Phần mềm offline: Do tất cả các dữ liệu được lưu trữ ở máy riêng, nên khi gặp vấn đề, trục trặc thì việc khôi phục lại dữ liệu một cách an toàn là điều rất thấp.
+ Về tính linh động:
• Phần mềm online: Các bạn có thể sử dụng ở bất kỳ đâu, trên nhiều thiết bị khác nhau chỉ cần có internet kết nối mà thôi.
• Phần mềm offline: Bắt buộc phải sử dụng trên các thiết bị đã được lắp đặt phần mềm quản lý spa trước đó.
+ Về xu hướng công nghệ thiết kế:
• Phần mềm online: Xu hướng công nghệ hiện đại kết hợp với sự tương thích trên nhiều thiết bị khác nhau, đặc biệt là điện thoại thông mình. Cho phép các nhà quản lý và đội ngũ nhân viên của mình có thể dễ dàng sử dụng và lưu trữ một lượng data lớn.
• Phần mềm offline: Bị hạn chế về mặt công nghệ tích hợp trên các thiết bị di động, dữ liệu sẽ được lưu trữ hoàn toàn trên các thiết bị lắp đặt từ trước đấy.
Cách lựa chọn phần mềm quản lý spa cực chuẩn
Rất nhiều bạn khi lựa chọn, đánh giá hay tìm hiểu ắt hẳn sẽ đặt ngay ra câu hỏi “Phần mềm quản lý spa nào tốt hiện nay?”. Trên thị trường hiện nay, không khó để chúng ta tìm kiếm cho mình những phần mềm được thiết kế đáp ứng cho các nghiệp vụ quản lý spa. Tuy nhiên, trong đó không phải tất cả đều tốt khi triển khai thực tiến vào mô hình kinh doanh của bạn. Nói đúng hơn thì, một phần được đánh giá là tốt còn dựa trên mức độ phù hợp với nhu cầu, mô hình kinh doanh spa cụ thể. Cùng một phần mềm quản lý nhưng khi áp dụng vào spa A lại rất tốt, mang đến nhiều kết quả vượt trội. Nhưng khi áp dụng vào spa B lại không được như vậy, mọi thứ đều không đạt được đúng như kỳ vọng.
Và bây giờ hiểu được đó, chúng tôi sẽ hướng dẫn nhanh bạn cách lựa chọn phần mềm quản lý spa cực chuẩn, đảm bảo tiêu chí “tốt” đang được nhiều người quan tâm lúc này.
• Lựa chọn phần mềm quản lý spa dựa trên tính năng cụ thể: Xem xét chúng có đáp ứng đầy đủ nhu cầu sử dụng của bạn hay không.
• Lựa chọn phần mềm quản lý spa dựa trên tính linh hoạt, bảo mật và an toàn: Đây đều là những điều cần có đối với bất kỳ một phần mềm nào. Một phần mềm quản lý mà sử dụng không linh hoạt, tính năng không thể mở rộng, các data không bảo mật và an toàn là điều sẽ tiềm ẩn rất nhiều nguy cơ lớn.
• Lựa chọn phần mềm quản lý spa dựa trên ngân sách: Hãy cân nhắc xem chi phí mà bạn có thể bỏ ra cho việc mua và sử dụng bộ công cụ này là bao nhiêu.
• Lựa chọn phần mềm quản lý spa dựa trên mức độ uy tín của nhà cung cấp: Một nhà cung cấp uy tín vào giờ cũng là địa chỉ tin cậy cho việc mua sắm.
• Lựa chọn phần mềm quản lý spa dựa trên bản demo: Để chắc chắn phần mềm này có phù hợp với hoạt động quản lý spa thì không có gì khách hàng nhất bằng việc dùng thử, trải nghiệm trực tiếp nó.
Với những điều chia sẻ ở trên, mong rằng đã giúp bạn hiểu rõ, hiểu đúng hơn về phần mềm quản lý spa. Ngày càng được nhiều đơn vị triển khai, đánh giá cao, phần mềm quản lý spa đang dần trở thành một giải pháp tối ưu hàng đầu thay thế cho các công cụ truyền thống trước kia. Không khó để tìm kiếm một cơ sở kinh doanh spa đang sử dụng phần mềm quản lý này. Và không khó để bạn có thể nhận thấy những lợi ích mà chúng mang lại cho công việc kinh doanh.
