Phần mềm ERP là gì? Cách chọn phần mềm ERP phù hợp với doanh nghiệp

Tuy nhiên, việc hiểu rõ phần mềm ERP là gì thôi là chưa đủ hay đánh giá đúng vai trò của chúng có quan trọng hay không. Để có thể sử dụng một cách hiệu quả nhất thì các doanh nghiệp cần phải nắm chắc cách chọn phần mềm ERP như thế nào mới là phù hợp với quy mô và nhu cầu thực tế.

1/ Phần mềm ERP là gì?

Ắt hẳn rất nhiều bạn trong chúng ta đã từng được nghe nhắc đến phần mềm ERP trong quá trình tìm hiểu hoặc đơn giản là được trải nghiệm khi đi làm, hợp tác với các công ty, doanh nghiệp. Tuy nhiên, để có thể đưa ra một câu trả lời chính xác nhất cho câu hỏi phần mềm ERP là gì thì không phải ai cũng có thể làm được. ERP được viết tắt từ cụm từ Enterprise Resource Planning, vậy để hiểu chính xác về ý nghĩa này thì chúng ta phải giải nghĩa của từng từ trong cụm này nhé.

•    Enterprise: Là doanh nghiệp, chủ thể sử dụng của phần mềm.
•    Resource: Là tài nguyên trong doanh nghiệp, bao gồm tất cả các loại tài nguyên tức là cả nhân viên.
•    Planning: Là hoạch định, lập kết hoạch cho hoạt động sử dụng các loại tài nguyên của doanh nghiệp.

Như vậy, đối với vấn đề ERP là gì thì chúng ta có thể thông qua phần giải thích nghĩa của từng từ như trên. Theo đó, ERP chính là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, một mô hình ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hoạt động kinh doanh, thu thập dữ liệu, lưu trữ, phân tích diễn giải thông qua các công cụ được tích hợp. Nhờ đó các nguồn tài nguyên của doanh nghiệp được quản lý một cách toàn diện, hiệu quả hơn rất nhiều thay cho các phương pháp truyền thống. 

Mục đích xây dựng phần mềm ERP chính là tạo ra một hệ thống dữ liệu tự động đồng bộ, xuyên suốt qua các phòng ban, các khâu vận hành, hoạt động của doanh nghiệp như bán hàng, sản xuất, quản lý nhân sự, quản lý doanh thu,… Trong tương lai, phần mềm ERP được kỳ vọng sẽ có những bước tiến vượt bậc, để thay thế hoàn toàn những phần mềm riêng lẻ nhằm tối ưu qua trình quản lý cũng như tiết kiệm chi phí cho các doanh nghiệp.

2/ Hệ thống ERP là gì?

Khi tìm hiểu về ERP là gì hay phần mềm ERP là gì, có lẽ rất nhiều bạn sẽ bắt gặp thêm một câu hỏi tương tự khác nữa là hệ thống ERP là gì? Lúc này nhiều người thường cho rằng đây là một khái nhiệm, một mặt khác hoàn toàn của ERP. Theo đúng tiếng anh, hệ thống ERP được viết tắt từ cụm từ Enterprise Resource Planning Systems. Như vậy về bản chất nghĩa của chúng cũng không khác gì so với khái niệm về phần mềm ERP mà chúng ta vừa tìm hiểu ở phần trên.

Như chúng ta thấy rất rõ từ thực tế, phần lớn các công ty, doanh nghiệp kể cả ở những quy mô rất lớn các phòng bàn vẫn thường sử dụng một loại phần mềm khác nhau, phù hợp với hoạt động đặc trưng riêng của bộ phận. Chính vì vậy, sự phối hợp giữa các phòng ban khi cần thiết luôn gặp rất nhiều khó khăn, mất thời gian, tốn kém chi phí mà hiệu quả lại không đảm bảo. Còn với hệ thống ERP hay cũng chính là phần mềm ERP nó có thể tích hợp tất cả các thông tin của mọi phòng ban trong cùng một hệ thống. Đặc biệt thông qua hệ thống này việc quản trị doanh nghiệp của sẽ được đảm bảo hơn rất nhiều.

Một hệ thống ERP được coi là hoàn chỉnh, thể hiện được toàn diện một quy trình kinh doanh. Tối thiểu cần phải được tích hợp những tính năng như sau:

•    Quản lý bán hàng
•    Quản lý đơn hàng
•    Quản lý mua hàng
•    Quản lý tài chính
•    Quản lý chuỗi sản xuất
•    Quản lý chuỗi cung ứng
•    Quản lý chất lượng
•    Quản lý kho
•    Quản lý dự án
•    Quản lý vòng đời của sản phẩm

3/ Vai trò của phần mềm ERP trong doanh nghiệp 

Phần lớn các tập đoàn, doanh nghiệp hàng đầu trên thế giới hiện nay đều áp dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp – ERP để quản lý tối ưu nhất hoạt động kinh doanh của mình. Tại Việt Nam, việc sử dụng phần mềm ERP cũng đang dần trở nên phổ biến hơn trong nhiều năm trở lại gần đây nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, năng lực canh tranh trên thị trường trong nước và quốc tế.

Điều này hoàn toàn dễ hiểu, nhất là khi ERP đang nắm giữ vai trò là một phần mềm giúp cho các doanh nghiệp quản lý mọi thứ một cách dễ dàng và đặc biệt được thể hiện qua những khía cạnh như sau:

+ Liên kết toàn bộ doanh nghiệp: Là phần mềm hỗ trợ quản trị tổng thể dựa vào nguồn lực, điều này tương đương với việc ERP có thể quản lý toàn bộ các khâu vận hành trong doanh nghiệp chỉ trên một hệ thống duy nhất. Đồng thời từ đó cùng giúp liên kết mỗi một cá nhân trong doanh nghiệp bằng cách tương tác qua phần mềm.

+ Tối ưu quản lý và sử dụng các nguồn lực: Việc sử dụng phần mềm ERP có mục đích chính là vận dụng mọi nguồn lực và biến chúng thành tài nguyên cho doanh nghiệp. Qua đó, giúp xây dựng, hoạch định việc sử dụng các nguồn lực sao cho mang đến hiệu quả cao nhất, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận với nhau.

+ Giúp quản lý doanh thu và giảm thất thoát: Có lẽ rất ít người chú ý đến vai trò đặc biệt của phần mềm ERP trong doanh nghiệp với khía cạnh này. Với tính năng quản trị hoạt động bán hàng, được liên kết với tính năng quản lý kho, tính năng quản trị tài chính – kế toán điều này sẽ giúp doanh nghiệp quản lý doanh thu một cách chặt chẽ, giảm thiểu được những thất thoát trong các khâu.

+ Hỗ trợ trong việc quản trị doanh nghiệp: ERP là phần mềm hỗ trợ tổng thể, điều này cũng đồng nghĩa với việc các chủ doanh nghiệp quản lý doanh nghiệp của mình một cách thuận tiện thông qua hệ thống. Với giao diện trực quan, dễ sử dụng những người đứng đầu có thể bao quát mọi hoạt động cũng như đánh giá hiệu suất làm việc của các phòng ban, cá nhân.

4/ Phần mềm ERP phù hợp với những doanh nghiệp nào?

Trên thực tế rất khó để đưa ra một quy chuẩn về quy mô, loại hình kinh doanh của doanh nghiệp nào mới nên sử dụng phần mềm ERP. Theo đánh giá chung thì phần mềm ERP có thể sử dụng cho tất cả các doanh nghiệp có quy mô khác nhau và hoạt động trong mọi lĩnh vực. Từ các doanh nghiệp tài chính cho đến các đại lý cung cấp hàng hóa. Nhưng theo đánh giá chung của chúng tôi, thì những doanh nghiệp nào đang gặp phải một trong năm vấn đề dưới đây thì nên sử dụng phần mềm ERP để được hỗ trợ tốt nhất.

Thứ nhất – Doanh nghiệp đang phải sử dụng quá nhiều các loại phần mềm khác nhau: Việc sử dụng cùng lúc nhiều phần mềm khác nhau vừa tốn kém lại không thống nhất, đồng bộ giữa các phòng ban và từ đó thất thoát sẽ gia tăng. Đồng thời, giữa các phòng ban không được liên kết, thống nhất với nhau gây nên nhiều khó khăn khi cần hợp tác.

Thứ hai – Quá trình tổng hợp, báo cáo mất quá nhiều thời gian: Là người làm kinh doanh, bạn hẳn biết rõ tốc độ tìm kiếm, tổng hợp thông tin có thể ảnh hưởng đến việc đưa ra quyết định như thế nào. Với quy mô ngày một mở rộng, cũng đồng nghĩa với việc quá trình tổng hợp, báo cáo sẽ mất rất nhiều thời gian chưa kể đến các tình trạng sai sót có thể xảy ra liên tục.

Thứ ba – Việc hạch toán kế toán, báo cáo tài chính bị kéo dài và trở nên khó khăn: Nếu việc hạch toán kế toán, báo cáo tài chính tốn của bạn quá nhiều thời gian để điều chỉnh, đồng nhất số liệu giữa các hệ thống thông qua vô số bảng tính, thì đã đến lúc doanh nghiệp của bạn cần phải sử dụng hệ thống ERP thay cho cách làm việc truyền thống, trước đó của mình.

Thứ tư – Tương tác với khách hàng quá kém: Với việc kết nối các tính năng quản lý bán hàng, quản lý kho hàng việc tương tác với khách hàng khi đã sử dụng phần mềm ERP sẽ được nâng cao hơn rất nhiều. Bởi mọi dữ liệu trong hệ thống sẽ được đảm bảo độ chính xác, hạn chế tối đa sai số. Như vậy, đơn giản chỉ cần khách hàng hỏi mã hàng này còn không thì nhân viên của bạn đã có thể check một cách nhanh chóng nhất.

Thứ năm – Sử dụng các phần mềm đã quá cũ: Nếu doanh nghiệp của bạn sử dụng những phần mềm đã cũ, thì khi vá lỗi hoặc tích hợp, chúng không chỉ tiêu tốn của bạn nhiều thời gian, tiền bạc mà còn có thể dễ dàng đánh mất dữ liệu. Điều này sẽ tiêu tốn không ít về tài nguyên và thời gian của doanh nghiệp.

5/ Chọn phần mềm ERP như thế nào cho phù hợp với doanh nghiệp của bạn?

Hiện nay, nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng thực tế của các công ty, doanh nghiệp tại Việt Nam đã có rất nhiều đơn vị đã cho phát triển các phần mềm ERP được đánh giá cao. Nếu như cân nhắc đến việc sử dụng loại phần mềm này thì chắc chắn bạn cũng không thể nào chọn theo ngẫu hứng hay đơn giản gặp cái nào là dùng cái đó. Vậy chọn phần mềm ERP như thế nào cho phù hợp với doanh nghiệp của bạn? Để đảm bảo rằng phần mềm ERP mình lựa chọn mang đến hiệu quả nhất cho hoạt động của doanh nghiệp thì các bạn hãy triển khai theo 6 bước dưới đây:

Bước 1: Xác định mục tiêu, nhu cầu, nghiệp vụ và khả năng chi trả

Nếu doanh nghiệp của bạn đang rơi vào một trong năm tình trạng mà chúng tôi vừa kể trên, hay đang gặp những khó khăn, trục trặc trong khâu quản lý, vận hành thì việc sử dụng phần mềm ERP lúc này sẽ là giải pháp hàng đầu. Tuy nhiên, tùy vào tính chất, lĩnh vực hoạt động mỗi một khó khăn, bất cập cũng sẽ là khác nhau nên mục tiêu sử dụng phần mềm này sẽ riêng biệt. Chính vì vậy, bước đầu tiên cần phải thực hiện chính là xác định mục tiêu, nhu cầu, nghiệp vụ và khả năng chi trả thực tế của doanh nghiệp. Để từ đó, bước đầu hình thành những yêu cầu cụ thể cho việc sử dụng phần mềm ERP trong các bước sau.

Bước 2: Xác định hiện trạng hệ thống

Để có thể lựa chọn được phần mềm ERP phù hợp với doanh nghiệp, đồng nghĩa với việc cần phải xem xét sự đồng bộ, thích ứng của ERP với các khía cạnh khác nhau như sau:

•    Cơ cấu tổ chức: Xác định cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp chi tiết cho từng bộ phận, vị trí và vai trò cụ thể là gì.
•    Hệ thống thông tin, kết nối: Đánh giá tình trạng trao đổi thông tin, kết nối giữa các bộ phận với nhau trong doanh nghiệp.
•    Quy trình kinh doanh: Đánh giá đặc điểm thực tế về quy trình kinh doanh của doanh nghiệp đang như thế nào.
Bước này sẽ giúp tìm ra những hạn chế trong hệ thống tổng thể, tìm ra những nguyên nhân gây ảnh hưởng không tốt đến quá trình vận hành. Đồng thời tìm ra hướng giải quyết cũng xác định được các yêu cầu cụ thể đối với phần mềm ERP cần lựa chọn.

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ yêu cầu chi tiết gửi nhà cung cấp

Dựa vào hai bước trước, như vậy lúc này bạn cũng đã định hình nên được những yêu câu cụ thể, nhu cầu thực tế của doanh nghiệp trong việc sử dụng các phần mèm ERP làm giải pháp xử lý toàn diện các vấn đề đang gặp phải. Từ đó, cần vạch ra các yêu cầu chi tiết và đánh giá về mức độ chính xác sau đó lập hồ sợ gửi các nhà cung cấp, trong hồ sơ gửi đi sẽ yêu cầu những vấn đề chính này.

•    Bảng liệt kê, mô tả các yêu cầu về kỹ thuật
•    Bảng liệt kê, mô tả các yêu cầu về nghiệp vụ

Bước 4: Lựa chọn nhà cung cấp

Với bước này, nhà quản lý và các vị trí có liên quan cần phải họp và đưa ra các tiêu chí đánh giá cho yêu cầu chức năng cũng như các yêu cầu phi chức năng hoặc yêu cầu đặc biệt cho hệ thống, lịch trình và tiến độ triển khai, ngân sách yêu cầu riêng khi lựa chọn nhà cung cấp. Trong đó, khi lựa chọn nhà cung cấp cần đặc biệt cân nhắc thật kỹ lưỡng hồ sơ năng lực, kinh nghiệm triển khai, năng lực chuyên môn, khả năng tùy chỉnh phần mềm theo nhu cầu doanh nghiệp, dịch vụ bảo hành và nâng cấp.

Bước 5: Thực hiện đánh giá các hệ thống ERP

Sau khi đã gửi hồ sơ đi, các nhà cung cấp sẽ hồi đáp và thường là sau vài tuần. Lúc này, nhóm đánh giá của bạn cần phải tiến hành kiểm tra, phân tích, đánh giá phần mềm ERP chi tiết nhất của từng nhà cung cấp. Nên lựa chọn từ 3 đến 5 nhà cung cấp khác nhau với những đánh giá cao nhất để mời đến thuyết trình, thảo luận về phần mềm của họ. Với việc gặp trực tiếp cùng nhau thảo luận đưa ra các vấn đề cụ thể, nhóm đánh giá sẽ xác định được rõ ràng hơn.

Bước 6: Đề xuất và lựa chọn phần mềm ERP phù hợp

Dựa trên kết quả đánh giá các hệ thống ERP chi tiết đã được thực hiện ở bước trên, lúc này nhóm đánh giá ERP sẽ đề xuất, trình bày lên ban lãnh đạo doanh nghiệp về phần mềm tốt nhất nên lựa chọn. Sau khi đã có ý kiến phê duyệt của ban lãnh đạo, lúc này đội đánh giá chỉ cần lên kế hoạch triển khai sử dụng ERP với sự hỗ trợ của đội ngũ kỹ thuật của các nhà cung cấp.

Được coi là giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện, hiệu quả phần mềm ERP ngày càng được nhiều cá nhân, tập thể chú trọng và đầu tư cho hoạt động kinh doanh của mình. Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp này không đơn thuần chỉ tối ưu việc sử dụng các nguồn lực mà còn giúp việc quản trị được đảm bảo hơn rất nhiều. Tùy theo nhu cầu thực tế, tình trạng riêng của doanh nghiệp các bạn có thể cân đối trong việc có nên sử dụng phần mềm này hay không. Nhưng để xây dựng một mô hình kinh doanh bền vững, ngày càng mở rộng thì đây cũng là một trong những định hướng nên cân nhắc đến.