Nguyên tắc 80/20 là một trong những nguyên tắc kinh điển được áp dụng rộng rãi trong các hoạt động kinh doanh. Không khó để bạn tìm kiếm những ví dụ thực tế từ các doanh nghiệp, công ty đã và đang áp dụng rất thành công nguyên tắc này. Tuy nhiên, do “thần thánh hóa” cũng như chưa hiểu rõ nên rất nhiều người đang nhận định nguyên tắc 80/20 trong kinh doanh với những quan điểm sai lầm.
Vì vậy, mà khi triển khai kết quả đạt được không đúng với kỳ vọng. Thậm chí còn khiến sử dụng sai, không hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp. Ngược lại, nếu hiểu đúng, bạn sẽ đưa ra được những quyết định, định hướng đúng đắn cho công việc kinh doanh của mình.
Nguyên tắc 80/20 là gì?
Là nguyên tắc được sử dụng và nhắc đến rất thường xuyên, thế nhưng không phải ai cũng hiểu rõ nguyên tắc 80/20 là gì? Trong khi đó, bạn có thể bắt gặp nguyên tắc này được triển khai trong nhiều lĩnh vực khác nhau chứ không chỉ riêng kinh doanh. Điển hình như việc sử dụng nguyên tắc 80/20 trong học tập hay quản lý thời gian, tình yêu,… Nguyên tắc 80/20 hay còn được gọi là nguyên tắc Pareto được đặt theo tên của nhà kinh tế học người Ý – Vilfredo Pareto. Sơ khai, nguyên tắc này được ông đề cập trực tiếp đến kết quả kiểm nghiệm có đến 80% tài sản của nước Ý lại thuộc về 20% dân số.
Với việc kiểm nghiệm này đã mang đến những nhận định mang giá trị quan trọng ở thời điểm đó. Nên càng về sau, nguyên tắc Pareto càng trở nên nổi tiếng và phổ biến hơn với cái tên 80/20. Nó được coi như một quy định ngầm, không bắt buộc phải thực hiện. Nhưng lại mang một ý nghĩa bao hàm rộng lớn và ảnh hưởng đến rất nhiều vấn đề với quan niệm phần lớn mọi thứ, mọi điều trong cuộc sống của chúng ta đều không được phân phối đều nhau. Trong đó, khoảng 80% thuộc về kết quả lại là do 20% nguyên nhân tạo ra.
Đương nhiên, các con số không phải lúc nào cũng chuẩn 80 – 20, đơn giản chỉ là Pareto muốn nhấn mạnh rằng hầu hết mọi thứ trong cuộc sống của chúng ta đều không được phân phối một cách đồng đều. Một số sẽ đóng góp nhiều hơn những số lớn hơn còn lại, vốn cuộc sống đã không công bằng một cách hoàn hảo. Nên điều này cũng là một nguyên tắc hoàn toàn dễ hiểu, điểm mấu chốt của việc mất cân bằng liên quan trực tiếp đến các đơn vị đầu vào của vấn đề.
Nguyên tắc 80/20 trong kinh doanh được hiểu như thế nào?
Nguyên tắc 80/20 được áp dụng và xuất hiện trong rất nhiều lĩnh vực khác nhau của cuộc sống. Tuy nhiên, mức độ phổ biến nhất vẫn là trong kinh doanh, không khó để chúng ta bắt gặp điều này. Vậy nguyên tắc 80/20 trong kinh doanh được hiểu như thế nào? Về bản chất thì khi áp dụng vào kinh doanh, nguyên tắc này vẫn thể hiện cho sự phân phối không đồng đều giữa nguyên nhân và kết quả, điển hình như:
• 80% doanh số bán hàng đến từ 20% khách hàng.
• 80% kết quả sẽ được tạo từ 20% công nhân.
• 80% sự cố là do 20% khiếm khuyết gây ra.
• 20% tính năng, đặc tính sẽ tạo ra 80% nhu cầu sử dụng.
• 80% số vốn đầu tư đến từ 20% nhà đầu tư.
• …
Chúng ta cũng có thể nói rằng 20% những gì bạn làm, bạn đầu tư sẽ đại diện cho 80% kết quả của hoạt động kinh doanh đó. Vì vậy, rất nhiều nhà quản trị kinh doanh đã triển khai nguyên tắc 80/20 để hướng dẫn cũng như được các giải pháp, chiến lược giúp nâng cao hiệu quả cho đơn vị của mình một cách nhanh chóng. Ví dụ như bằng cách xác định 20% khách hàng có tiềm năng lớn nhất sẽ giúp tăng 80% doanh số, thay vì đầu tư, marketing cho mọi nhóm khách hàng khác nhau. Việc phân phối phần lớn nguồn lực vào 20% nhóm khách hàng quan trọng này để đổi lại 80% doanh số đương nhiên sẽ là một bước đi đầy sáng suốt, thông minh.
Vì sao nguyên tắc 80/20 hữu ích trong hoạt động kinh doanh?
Sử dụng nguyên tắc 80/20 trong kinh doanh ắt hẳn đã không còn là điều gì đấy quá đỗi xa lạ. Tuy nhiên, liệu bạn có hiểu vì sao một nguyên tắc đơn giản như vậy lại phát huy được tính hiệu quả cao trong hoạt động tạo ra của cải, vật chất này không? Nhìn nhận một cách khách quan nhất, nguyên tắc 80/20 sẽ giúp chúng ta định hướng nên những điểm mấu chốt quan trọng trong các hoạt động. Để từ đó hình thành nên động lực tập trung, dồn nỗ lực vào 20% vào các thành tố quan trọng đối với từng hoạt động kinh doanh cụ thể.
Điều này sẽ tạo nên sự khác biệt rất lớn, so với việc bạn dàn trải các nguồn lực cho 100% các đơn vị đầu vào của mình. Tất nhiên, đối với các đơn vị đang muốn tìm kiếm và xây dựng chất lượng tuyệt đối, hoàn hảo thì đây vẫn phải tập trung 100% cho tất cả. Còn muốn đạt được kết quả tốt nhất, cao nhất thì đương nhiên vẫn nên lựa chọn 20% quan trọng. Tuy nhiên, nguyên tắc này cũng không phải được đặt ra để khuyến khích chúng ta chỉ tập trung vào 20% để đạt được 80% kết quả cuối cùng mà bỏ qua 80% ban đầu. Dù chúng ta đã hoàn thành 20% quan trọng nhưng để đi kết quả cuối cùng vẫn là 100%.
Nguyên tắc 80/20 được đúc kết từ thực tế cuộc sống, chứ không phải tự nhiên mà hình thành. Nếu bạn nhìn nhận một cách toàn diện, sẽ thấy nó xuất hiện trong mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, nó sẽ chỉ hữu ích khi bản thân mỗi người có quan điểm đúng, cách triển khai hiệu quả và đánh giá đúng mức độ quan trọng của các thành tố. Bên cạnh đó, nguyên tắc này còn giúp các doanh nghiệp, công ty xác định tốt nhất các nguồn lực cần sử dụng và sử dụng như thế nào để đạt hiệu quả cao.
Nguyên tắc 80/20 còn đúng trong kinh doanh thời đại 4.0?
Với sự bùng bổ của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, rất nhiều lĩnh vực đã có một sự “lột xác” và nhiều xu hướng được hình thành. Kinh doanh thời đại 4.0 cũng có rất nhiều điểm đột phá và thay đổi khiến chúng ta phải bất ngờ. Vậy một nguyên tắc đã hình thành từ rất lâu như nguyên tắc 80/20 liệu còn đúng trong thời đại 4.0 không? Đương nhiên, xét trên nhiều góc độ thì nguyên tắc này vẫn còn chính xác nhưng không phải là tất cả như trước kia nữa.
Trước thời đại 4.0, bạn có thể thấy nguyên tắc này xuất hiện hầu hết trên mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh và nó luôn luôn đúng. Nhưng đến nay, có rất nhiều công nghệ đã được ra đời mang đến nhiều giá trị và lợi ích cho chúng ta. Và một trong những công nghệ đã phá vỡ tính chất của nguyên tắc 80/20 đó chính là công nghệ AI – Trí tuệ nhân tạo. Với công nghệ này rất nhiều điều đã được thay đổi, điển hình là việc cung cấp thông tin, kênh giao tiếp và các gợi ý thông minh.
Những quan điểm sai về nguyên tắc 80/20 trong kinh doanh
Dù không còn mang tính chất tuyệt đối như trước kia, nhưng nguyên tắc 80/20 vẫn được sử dụng rất nhiều trong hoạt động kinh doanh. Về khái niệm, bạn có thể cảm nhận rằng đây là một nguyên tắc đơn giản và dể hiểu. Tuy nhiên, nếu không nghiên cứu một cách chuyên sâu bạn rất dễ hiểu sai và áp dụng không đúng cách. Điều này cũng đã xảy ra rất nhiều ở các doanh nghiệp, công ty với đủ các quy mô khác nhau. Sau đây là 3 quan điểm sai về nguyên tắc 80/20 trong kinh doanh mà nhiều người dễ mắc phải:
1. Tổng của chúng bắt buộc phải là 100%: Đây chính là quan điểm sai về nguyên tắc 80/20 trong kinh doanh mà rất nhiều người mắc phải nhất. Trong thực tế, không phải lúc nào cả hai vế cũng đều tròn trĩnh 80 và 20 hay tổng của chúng khi cộng lại phải là 100%. Như đã nói, cuộc sống của chúng ta vốn đã không công bằng một cách hoàn hảo thì giá trị 100% cũng là vậy.
2. Chính xác tuyệt đối với tỷ lệ 80/20: Như đã đề cập đến ở phần trên, tỷ lệ 80/20 chỉ là một con số tượng trưng cho sự chênh lệnh, phân phối không đồng đều giữa nguyên nhân và kết quả. Chứ không phải là tuyệt đối lúc nào cũng là tỷ lệ 80/20 ngay cả trong các hoạt động kinh doanh cũng vậy.
3. Bỏ qua hoặc không cần chú trọng đến 80 còn lại: Nguyên tắc 80/20 khuyến khích chúng ta tập trung vào 20% thành tố quan trọng – nguyên nhân tạo nên 80% kết quả. Nhưng nó không đồng nghĩa với việc chúng ta có thể bỏ qua hoặc không cần chú trọng đến 80% các thành tố, nguyên nhân còn lại. 80% thành tố còn lại dù ít quan trọng bằng 20% kia nhưng vẫn là cần thiết.
Cách sử dụng nguyên tắc 80/20 trong kinh doanh hiệu quả
Là một nguyên tắc dễ hiểu, dễ sử dụng, nhưng không phải ai cũng biết cách triển khai sao cho đạt hiệu quả cao nhất. Chưa kể, nếu như bạn mắc phải 1 trong 3 quan điểm sai lệnh như trên thì mức độ hiệu quả lại càng giảm xuống. Hiểu được điều đó, nên trong phần này chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng nguyên tắc 80/20 trong kinh doanh như thế nào để đảm bảo về mặt hiệu quả.
Theo đó, muốn áp dụng nguyên tắc 80/20 trong kinh doanh bạn cần phải xác định từng hoạt động cụ thể là gì và phân tích chúng ra một cách rõ ràng. Ví dụ đối với các hoạt động như sau:
• Nguyên tắc 80/20 trong quản lý dòng tiền
• Nguyên tắc 80/20 trong bán hàng
• Nguyên tắc 80/20 trong marketing
• Nguyên tắc 80/20 trong quản lý thời gian và hiệu suất công việc
• ...
Sau khi đã xác định nên áp dụng nguyên tắc 80/20 vào hoạt động kinh doanh nào thì bạn hãy tiến hành theo các bước dưới đây:
• Bước 1: Xác định tất cả các công việc theo định mức thời gian (ngày/tuần/tháng/quý/năm)
• Bước 2: Xác định các công việc chính, công việc quan trọng
• Bước 3: Tính toán công việc nào sẽ mang lại giá trị nhiều
• Bước 4: Xem xét làm thế nào để giảm tải hoặc chuyển giao các công việc ít quan trọng hơn
• Bước 5: Lập kế hoạch để làm các công việc quan trọng hơn
• Bước 6: Sử dụng nguyên tắc 80/20 đối với các công việc quan trọng
• Bước 7: Đặt kế hoạch tập trung vào các hoạt động tạo ra nhiều giá trị nhất
• Bước 8: Đánh giá, đo lường mức độ hiệu quả
Tham khảo thêm cách triển khai nguyên tắc 80/20 trong marketing
Số đông nhiều bạn thường tỏ ra khá lúng túng khi triển khai nguyên tắc 80/20 trong marketing. Các hoạt động tiếp thị thường có nhiều quy cách, phương pháp khác nhau và nó được xây dựng dựa trên nhiều giá trị. Chưa kể, nếu áp dụng vào việc xây dựng nội dung, thông điệp lại càng không dễ dàng chút nào. Tuy nhiên, các bạn có thể hiểu đơn giản rằng hãy dành 80% thời gian của mình vào những điều tạo ra giá trị lớn.
Cụ thể trong việc xây dựng nội dung, thông điệp cho các chiến dịch marketing thì hãy dành 20% thời gian để sáng tạo content và 80% thời gian để quảng bá nó. Ví dụ, bạn có 20 giờ để làm và quảng bá nội dung thì hãy dành 4 giờ để xây dựng nó và 16 giờ còn lại để quảng bá, truyền thông đến khách hàng mục tiêu của mình. Nguyên tắc 80/20 trong marketing sẽ không tập trung vào việc tạo ra nhiều nội dung. Thay vào đó là sản xuất nội dung chất lượng và đầu tư vào việc quảng bá chúng một cách hiệu quả hơn. Như vậy, bạn nên chú trọng vào việc tạo ra những nội dung mang đến nhiều giá trị hơn cho người đọc thay vì là số lượng mà không chất lượng.
Như vậy, TUHA đã cùng bạn tìm hiểu về nguyên tắc 80/20 trong kinh doanh với nhiều góc độ và quan điểm khác nhau. Chúng ta cần phải tránh những quan điểm sai lầm, đưa ra những định hướng đúng đắn cho mình. Từ đó, việc áp dụng và triển khai nguyên tắc này vào thực tế không chỉ trở nên đơn giản hơn mà còn đảm bảo về mặt hiệu quả lâu dài và vượt trội.
