Tăng thu – Giảm chi luôn là một trong những bài toán “khó nhằn” đối với nhiều doanh nghiệp, nhất là vào những giai đoạn tài chính không ổn định và thị trường thị lại có những biến động khó lường. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có cách cắt giảm chi phí kinh doanh thực sự hiệu quả.
Thậm chí còn gây nên những tác động không tốt khiến hiệu quả làm việc, chất lượng sản phẩm, dịch vụ khách bị giảm sút. Vậy trong bài ngày hôm nay hãy cùng chúng tôi tham khảo ngay 8 ý tưởng cắt giảm chi phí kinh doanh mà không gây ảnh hưởng hưởng xấu đến doanh thu, đã được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng thành công.
1/ Tại sao phải cắt giảm chi phí kinh doanh?
Tiết kiệm, cắt giảm chi phí kinh doanh luôn là vấn đề được các nhà quản lý, chủ doanh nghiệp muốn tối ưu nhất trong mọi thời điểm. Ngay cả khi công việc kinh doanh đang rất phát triển, bởi yếu tố này quyết định trực tiếp đến lợi nhuận, giá thành sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Chưa kể đến những giai đoạn có biến động, khiến tình hình kinh doanh khó có thể phát triển và chịu ảnh hưởng rất nhiều. Điển hình là trong giai đoạn đại dịch Covid-19 bùng nổ trên toàn cầu, khiến bao doanh nghiệp “chao đảo”, thậm chí còn phải đóng cửa, tuyến bố phá sản.
Vào những lúc như vậy, việc cắt giảm chi phí kinh doanh chắc chắn sẽ là điều cần phải tiến hành. Như vậy, cắt giảm chi phí không chỉ được thực hiện trong các giai đoạn tài chính bị “ốm” và thực chất nó vẫn luôn được các doanh nghiệp tối ưu trong mọi hoàn cảnh. Nhất là khi nó ảnh hưởng trực tiếp đến con số lợi nhuận cuối cùng, tuy nhiên điều này cũng không đồng nghĩa với việc cứ cắt giảm chi phí thì con số này của bạn sẽ được tăng lên.
Bên cạnh đó, yếu tố cốt lõi trong vấn đề này chính là các doanh nghiệp phải kiểm soát được chi phí kinh doanh của mình, đánh giá một cách chính xác trước khi quyết định khoản nào cần phải cắt giảm. Nhất là khi chi phí kinh doanh không phải lúc nào cũng được giữ nguyên ở một con số, nên đây là bài toán nan giải mà bắt buộc các nhà quản trị phải giải quyết. Vì vậy, cắt giảm chi phí kinh doanh sao cho hiệu quả, không tạo ra tác động xấu thực chất lại không hề đơn giản chút nào.
2/ Làm sao để cắt giảm chi phí kinh doanh hiệu quả?
Cắt giảm chi phí kinh doanh sao cho hiệu quả ắt hẳn là mối bận tâm hàng đầu của rất nhiều doanh nghiệp. Bởi không phải lúc nào điều này cũng giúp lợi nhuận của bạn tăng lên, ngược lại nó còn khiến doanh nghiệp bị “yếu” đi trong tương lai. Nếu cắt giảm mà không nghiên cứu một cách kỹ lưỡng, dập khuôn theo các cách cắt giảm chi phí kinh doanh của các bên khác rất dễ khiến doanh nghiệp bị mất đi ưu thế cạnh tranh vốn có. Vì vậy, để có thể cắt giảm chi phí kinh doanh một cách thực sự hiệu quả nhất thì điều đầu tiên cần phải thực hiện chính là phân tích hoạt động tài chính một cách toàn diện.
Từ những phân tích chuyên sâu này bạn sẽ dễ dàng nắm được các khoản chi phí mình bỏ ra đang hoạt động như thế nào, hiệu quả mà nó mang lại có cân xứng hay không. Đối với nhiều khoản sẽ không thể cắt ngay được mà thay vào đó nên là trì hoãn, điển hình như hợp đồng thuê dài hạn. Ngoài ra, để cắt giảm chi phí hiệu quả thì phải kiểm soát chi phí mỗi ngày, chứ không phải theo tháng, theo quý hay theo năm. Bởi mỗi một ngày những chi phí cần phải sử dụng đến là không phải nhỏ chưa kể còn rất nhiều mục khác nhau.
Tiếp đến, khi cắt giảm chi phí ban lãnh đạo doanh nghiệp cần phải dự đoán được các rủi ro trong tương lai, nhất là những rủi ro từ việc cắt giảm chi phí mang lại. Điển hình nếu như bạn cắt giảm chi phí về marketing, quảng cáo có thể xét vào khoản chi phí ngắn hạn. Nhưng rủi ro mà nó mang lại trong tương lại hoàn toàn là ngược lại, dài hạn và ảnh hưởng đến sức cạnh tranh. Bởi trong thị trường ngày nay, marketing, quảng cáo chính là ưu thế mang đến lợi ích rất lớn cho doanh nghiệp. Vì vậy, muốn cắt giảm chi phí hiệu quả cần phân tích bức tranh tổng thể về tài chính, căn nhắc rủi ro và tìm kiếm biện pháp hợp lý nhất với tình hình của doanh nghiệp.
3/ Cắt giảm chi phí kinh doanh có ảnh hưởng đến doanh thu không?
Số đông có lẽ đều cho rằng, giảm chi thì chắc chắn doanh thu sẽ không giảm và mặc khác lợi nhuận còn tăng cao hơn. Tuy nhiên, điều này sẽ chỉ đúng khi chất lượng và giá thành sản phẩm, dịch vụ khi tung ra thị trường sau đó của bạn vẫn được giữ nguyên mà thôi. Hơn thế, việc cắt giảm chí phí của các doanh nghiệp không chỉ được diễn ra trong thời kỳ khó khăn hay muốn tối ưu doanh thu trong thời gian ngắn. Ngược lại, đây chính là một chiến lược tài chính được phát triển lâu dài, song hành theo thời gian.
Trong trường hợp nếu như bạn cắt giảm chi phí kinh doanh vào các vấn đề liên quan đến nguyên, vật liệu, chất lượng sản phẩm thì việc giảm doanh thu là điều hoàn toàn có thể xảy ra. Bởi khi chất lượng bị giảm xuống, chắc chắn bạn không thể bán với mức giá cũ, bắt buộc phải giảm xuống. Lúc này muốn đạt được doanh thu thì lại phải bù bằng số lượng nên phải giảm giá để bán nhiều hơn. Nhưng chất lượng lại là yếu tố khách hàng đưa ra quyết định mua sắm và đánh giá mức độ uy tín của một thương hiệu.
Như vậy, điều này sẽ khiến doanh nghiệp của bạn mất đi một lượng khách hàng rất lớn. Lâu dần doanh thu giảm sút nghiêm trọng dẫn đến thua lỗ và phải phá sản là tiến trình chúng ta có thể dự đoán được. Không chỉ liên quan đến chất lượng, mà nếu cắt giảm chi phí khách hàng, dịch vụ không đúng cách cũng có thể khiến doanh thu của bạn bị giảm sút. Vì vậy, không phải khoản chi phí cắt giảm nào cũng đều thực sự tốt và mang đến những lợi ích thực tế cho doanh nghiệp.
4/ Ý tưởng cắt giảm chi phí kinh doanh
Việc tìm kiếm được các cách cắt giảm chi phí kinh doanh hiệu quả, tối ưu luôn là điều được các doanh nghiệp hướng đến. Các bạn có thể thấy rằng, điều này luôn có hai chiều tác động liên quan trực tiếp đến cách bạn áp dụng. Hiểu rõ điều này, nên sau đây chúng tôi sẽ đưa ra 8 ý tưởng cắt giảm chi phí kinh doanh mà hoàn toàn không khiến doanh thu của bạn bị giảm sút.
Cắt giảm nhân sự
Nhiều doanh nghiệp sẽ chọn biện pháp cắt giảm chi phí cho nhân viên trong giai đoạn khó khăn, như giảm tiền lương, giảm chi phí tăng ca, cân đối giờ làm để tránh phải trả chi phí tăng ca,… Tuy nhiên, điều này không thực sự giải quyết được một khoản chi phí lớn vẫn phải bỏ ra. Thêm vào đó, những nhân sự này chắc chắn sẽ không thể thoải mái để hoàn tất các công việc được giao. Nếu thời gian cắt giảm chi phí nhân sự kéo dài ở mức thấp thì việc họ bỏ đi là điều sẽ xảy ra. Vì vậy, hãy cân nhắc đến việc cắt giảm nhân sự ở những vị trí không quá cần thiết. Ngoài ra, cần có giải pháp củng cố tinh thần cho những nhân viên đang làm việc hiện tại.
Áp dụng công nghệ thông tin
Đây là giải pháp song song luôn đi kèm theo với việc cắt giảm nhân sự bên trên, để đảm bảo cho tiến độ công việc nếu đã giảm nhân sự thì hãy đầu tư thêm trang thiết bị, công nghệ thông tin hỗ trợ trong quy trình làm việc. Thực chất, nếu ngay từ đầu bạn áp dụng công nghệ thông tin cho quy trình làm việc, kinh doanh của mình có thể mức phí ban đầu cao nhưng giá trị của chúng lại lâu dài. Việc áp dụng chúng sẽ giúp bạn không cần phải thuê nhiều nhân sự, lao động mà hiệu suất làm việc vẫn được đảm bảo và thậm chí còn cao hơn.
Cắt giảm chi phí vật tư văn phòng
Nhiều người thường cho rằng chi phí vật tư văn phòng không đáng bao nhiêu bởi nếu tính theo các khoản một theo danh mục sản phẩm như mực in, giấy in, phong bì, băng dính, kẹp ghim,… thì đúng chỉ là những khoản nhỏ. Nhưng nếu khi bạn cộng lại theo tổng và tính toán chi phí cho cả một giai đoạn dài sử dụng thì đây chắc chắn không phải một con số nhỏ. Trong khi đó, bạn hoàn toàn có thể tiết kiệm và cắt giảm ở điều này mà lại không gây ảnh hưởng đến doanh thu. Theo thông kế, nhiều doanh nghiệp mỗi năm phải bỏ ra đến 30 – 40 triệu đồng chi phí cho những vật tư văn phòng mà bạn vẫn thường coi là “không đáng là bao” khi sử dụng mỗi ngày này. Điển hình, thay vì in báo cáo giấy có thể gửi các file báo cáo thông qua Internet.
Tập trung vào các sản phẩm, dịch vụ thế mạnh
Doanh nghiệp của bạn mang đến rất nhiều sản phẩm, dịch vụ khác nhau cho nhu cầu mua sắm của khách hàng. Đây là điều rất tốt, nhưng khi sử dụng các nguồn lực để phát triển hãy “ưu ái” hơn cho các sản phẩm, dịch vụ được coi là thế mạnh của mình. Điển hình khi xây dựng các chiến lược quảng cáo, tiếp thị hãy tập trung vào những sản phẩm, dịch vụ này thay vì cái nào cũng nào. Bởi như vậy, rất tốn kém chi phí, chưa kể các sản phẩm, dịch vụ không có thế mạnh cạnh tranh lớn này sau đó vẫn không được quá nhiều người lựa chọn.
Xây dựng mối quan hệ tốt với bên cung ứng
Đây là vấn đề liên quan đến hợp tác lâu dài, mà bạn nên cố gắng triển khai ngay từ đầu. Chắc chắn một mối quan hệ tốt rất khó để có ngay chi sau một thời gian ngắn. Nhưng khi đã đạt được thì lợi ích là không nhỏ, điển hình trong đó chính là mức giá ưu đãi mà các đơn vị cung ứng nguyên vật liệu, vận chuyển có thể dành cho doanh nghiệp bạn. Tất nhiên, những ưu đãi này sẽ đều dựa trên lợi ích mà cả hai bên đều có thể đạt được. Nhưng đây chính là cách cắt giảm chi phí kinh doanh rất hiệu quả, không gây ảnh hưởng đến doanh thu của doanh nghiệp bạn mà bạn không nên bỏ qua.
Tối ưu việc khai thác khách hàng cũ
Có thể bạn không biết thì chi phí để tạo ra một khách hàng mới có thể tốn gấp 6 – 7 lần so với một khách hàng cũ khi bạn thuyết phục được họ quay trở lại mua sắm sản phẩm, dịch vụ của mình. Hơn thế, tỷ lệ khách hàng cũ mua hàng cũng sẽ cao hơn rất nhiều so với khách hàng tiềm năng mới mà bạn muốn thu hút. Bởi họ là người đã trực tiếp sử dụng sản phẩm, dịch vụ của bạn nên họ hiểu rất rõ về những giá trị và lợi ích. Hơn thế, nếu bạn xây dựng được mối quan hệ thân thiết, gắn bó với một lượng khách hàng cũ lớn thì đây còn là một kênh marketing 0 đồng vô cùng hiệu quả.
Cắt giảm các chi phí ẩn không cần thiết
Chi phí ẩn là điều mà rất nhiều chủ doanh nghiệp, đội ngũ ban lãnh đào thường không chú ý đến quá nhiều. Nhưng thực tế nó lại “ngốn” của bạn không ít tiền, điển hình như các loại chi phí sau: Chi phí họp hành; làm thêm giờ; “tài nguyên nhàn rỗi”; sắp xếp sai vị trí nhân sự;… Đối với những chi phí này chắc chắn sẽ không thể nhìn ngay bằng mắt thường mà cần đo lường, đánh giá kỹ lưỡng trong một thời gian nhất định. Sau đó, bạn sẽ thấy được đâu là những chi phí ẩn đang thực sự tốn kém, không mang lại hiệu quả cho công việc mà mình cần phải cắt giảm.
Xây dựng các thủ tục và quy trình làm việc tối ưu
Những thủ tục và quy trình làm việc quá đỗi phức tạp, cần nhiều khâu, nhiều bước, nhiều nhân sự phụ trách chính là lý do khiến chi phí vận hành doanh nghiệp tốn ngày càng tốn hơn. Nhất là theo tốc độ phát triển, khi quy mô doanh nghiệp ngày càng mở rộng nếu vẫn giữ nguyên những thủ tục và quy trình làm việc như này thì bộ máy càng trở nên “cồng kềnh” và “ngốn” nhiều chi phí hơn. Vì vậy, hãy cắt giảm đi những thủ tục, quy trình làm việc quá rườm ra và tối giản với những thủ tục, quy trình làm việc mới mang tính hiệu quả cao hơn.
5/ 4 nguyên tắc hàng đầu trong quản lý và cắt giảm chi phí kinh doanh
Các bạn có thể thấy rằng, việc cắt giảm chi phí thực tế không chỉ diễn ra sau một thời gian dài doanh nghiệp được vận hành mà là công việc được triển khai, đánh giá mỗi ngày. Đây chính là một phần trong công việc quản lý chi phí kinh doanh mà ban lãnh đạo doanh nghiệp phải tiến hành một cách nghiêm ngặt. Để việc quản lý và cắt giảm chi phí kinh doanh luôn đảm bảo, không gây tác động xấu cần tuân thủ đầy đủ 4 nguyên tắc dưới đây.
Nguyên tắc 1: Luôn thiết lập mối quan hệ chặt chẽ giữa hoạt động quản lý – cắt giảm chi phí với mục tiêu tăng trưởng lợi nhuận – doanh số kinh doanh. Với một mục tiêu chúng cắt giảm chi phí nhưng đồng thời phải gia tăng được doanh số bán hàng. Nếu quá chú trọng cắt giảm sẽ khiến hoạt động kinh doanh có thể bị trì trệ, giãn đoạn.
Nguyên tắc 2: Xây dựng kế hoạch cắt giảm chi phí phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp, không cắt giảm một cách ồ ạt. Xác định rõ ràng tỷ lệ % lợi nhuận từ việc cắt giảm, phân định rõ ràng đâu là chi phí giúp tạo ra ưu thế cạnh tranh cho mình và khoản chi phí nào chưa thực sự hiệu quả.
Nguyên tắc 3: Để quản lý được chi phí tốt doanh nghiệp cần phải đánh giá được đâu là khoản chi phí tốt – đâu là khoản chi phí xấu. Các chi phí tốt là chi phí giúp tăng trưởng lợi nhuận, còn chi phí xấu là những khoản không giúp tăng trưởng, gây tốn kém cần phải cắt giảm.
Nguyên tắc 4: Tạo những điều kiện phù hợp nhất cho việc quản lý chi phí thực tế hiện tại của doanh nghiệp. Từ hệ thống báo cáo tài chính cho đến các phương pháp giám sát, quản lý trong các bộ phận, khâu vận hành.
Việc tìm kiếm và áp dụng đúng cách cắt giảm chi phí kinh doanh có tầm ảnh hưởng rất lớn đến sự phát triển tổng thể của doanh nghiệp. Nó có thể giúp các doanh nghiệp tối ưu lợi nhuận nhưng đồng thời có thể giảm ưu thế cạnh tranh nếu lựa chọn sai phương pháp. Vì vậy, 8 ý tưởng trên được chúng tôi đưa ra dựa trên quy tắc giúp doanh nghiệp tăng lợi nhuận một cách đảm bảo nhất mà không tạo ra những hệ lụy, rủi ro trong tương lai.
